A gestão arquivística frente aos desafios da Inteligência Policial

A área que trata da gestão de arquivos, denominada gestão de documentos arquivísticos, pressupõe a existência de um fluxo da informação registrada em três fases, ou estágios: a) Arquivo Corrente (Primeira Idade); b) Arquivo Intermediário (Segunda Idade); e c) Arquivo Permanente (Terceira Idade). O chamado ciclo de vida documental, nesse sentido, é o princípio pelo qual a gestão deve ser orientada para o tratamento integral do acervo, sem fragmentá-lo com o perigo de perder a noção de proveniência (ou do Respect des Fonds).

Assim, esse fundamento deve orientar a gestão arquivística de qualquer instituição pública ou privada, de acordo com seus objetivos e funções. Um dos objetivos da gestão de documentos arquivísticos volta-se à tomada de decisão política nas instituições, e é esse aspecto a ser abordado nesse artigo. A gestão origina-se antes mesmo do documento virar um registro único, autêntico e orgânico. Deve-se, primeiramente, ressaltar o contexto no qual provém os dados.

No trabalho que realizei como requisito para minha formação em Arquivologia, pela UNIRIO, posicionei a discussão em torno do caráter interdisciplinar que essa área tende a possuir com a Ciência da Informação. O objeto pesquisado foi a gestão da informação arquivística na área de segurança pública do estado do Rio de janeiro, no período entre 2006-2010. Como hipótese, orienta-se como questão principal o fato de que a gestão da informação arquivística é parte essencial da tomada de decisão política na área de Inteligência Policial. Ou seja, não existe Inteligência Policial sem uma gestão arquivística eficiente e eficaz.

O atual discurso das autoridades públicas, não só do estado do Rio de Janeiro, como também do Brasil e do mundo, é que se deve agir com inteligência, sem deixar claro, no entanto, o que significa tal ato ou como dar-se-ia essa ação. Muitas experiências de combate ao crime organizado tem demonstrado poucos resultados efetivos, seja por equívocos na concepção, tratando o tema como um assunto de guerra (guerra ao narcotráfico) seja pela inexistência de sistemas de informação eficazes e eficientes.

Antes que se conceba um sistema de arquivo, deve-se elaborar um método no qual os dados coletados, mesmo que sejam para utilização operacional, tenham em vista uma perenidade que vincule os documentos às funções pelas quais foram criados. Portanto, o arquivo corrente origina-se a partir da infra-estrutura e das funções determinadas pelos objetivos da instituições. Assim, se os dados coletados não possuem sentido para o gestor arquivístico em um primeiro momento, o cruzamento e a análise desses dados potenciais, transformam-se em informação relevante quando devidamente registrados durante a atuação operacional.

O acervo documental disponível serve, de certa forma, ao conjunto instrumental mais amplo para o desenvolvimento de um sistema de inteligência. Como destacado por Mingardi (2007), "a informação disponível é geralmente insuficiente e/ou contraditória", portanto, existe a necessidade de recorrer ao conjunto documental produzido e acumulado pelos órgãos de inteligência para tornar o trabalho de investigação mais eficaz e eficiente.

A Inteligência Policial é uma atividade que se orienta a partir desses cruzamentos e análises, e isso só pode se tornar factível se houver uma produção correta do arquivo corrente. Portanto, os dados coletados do campo, pela ação de Inteligência, transformam-se em informação relevante e a partir disso, em conhecimento para a tomada de decisão. É uma primeira etapa de formação do que será constituído como um arquivo corrente.

As análises estatísticas e probabilidades convergem com as perspectivas traçadas com o planejamento estratégico da Subsecretaria de Inteligência. Inserido nesse planejamento estratégico estaria da gestão de documentos arquivísticos, ou melhor da gestão da informação arquivística.

Dessa forma, no âmbito do planejamento estratégico mais amplo, esse empreendimento deve dedicar-se não só à aplicação de sistemas de informação eletrônicos, mas também à elaboração de um conjunto de léxicos e thesauri, com o intuito de recuperar a informação sintetizada pelos analistas. Completa-se, assim, o ciclo de vida da informação arquivística, com as fases Intermediária e Permanente. Fecha-se o ciclo, finalmente, com a produção de instrumentos que possam auxiliar os tomadores de decisão na formulação de políticas públicas.